Analisa Materi SOP

 Nama : Muhammad Yusron Maimun

Kelas : XI TKJ 1
Absen : 24

E. Standard Operating Procedure (SOP) Sederhana

   setelah sebelumnya dibahas tentang perencanaan produksi, mulai dari tahap gagasan hingga tahap desain akhir berikut proses seleksi akhirnya, selanjutnya akan dibahas tentang standar pada sistem produksi sebuah usaha. Sistem produksi adalah cara atau proses yang digunakan untuk menghasilkan produk atau jasa. Standar pada sistem ini lebih dikenal dengan sebutan SOP, yaitu Standard Operating Procedure yang sangat bermanfaat untuk mengatur prosedur operasional sebuah usaha

berikut dengan standar standar yang menjadi acuannya. Kali ini, SOP yang dibahas khusus untuk operasional produksi atau SOP produksi

1. Pengertian SOP untuk Produksi

    Apa itu SOP? Standard Operating Procedure (SOP) atau Prosedur Operasi Standar (POS) adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh SOP.

2. Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Beberapa ahli menjelaskan tentang definisi SOP, di antaranya adalah sebagai berikut.

a. Moekijat

    Menurut Moekijat, SOP adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

b. Sailendra

    SOP adalah suatu panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

c. Insani

    SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan tentang proses-proses penyelenggaraan administrasi organisasi atau usaha yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

d. Tjipto Atmoko

    Prosedur Operasi Standar (POS) adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

    Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Hampir semua bisnis yang dijalankan secara modern memiliki SOP. Bahkan SOP juga diberikan kepada para konsumen yang membeli produk tertentu supaya tidak salah mengolah. Lihatlah contoh SOP cara penyajian beberapa makanan instan dalam cup yang ada di pasaran, yang tercetak di kemasan bagian belakang. Itulah contoh SOP yang biasa kita lihat dan sangat sederhana dilakukan. Tujuan dari SOP adalah memberikan gambaran cara dan tahapan agar dapat menyelesaikan pekerjaan secara optimal.

3. Manfaat SOP untuk Produksi Produk Usaha

    Sebagai pedoman kerja, tentu saja SOP memiliki peran penting dalam unit usaha walaupun masih dalam skala kecil, terutama untuk dijadikan dasar bagaimana karyawan- karyawan di dalam unit usaha harus melakukan pekerjaannya. Dengan cara ini, keuntungan akan mudah diraih, pemborosan diminimalisasi, dan kebocoran keuangan dapat dicegah. Menurut penjelasan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No. 21 Tahun 2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah sebagai berikut.

a. Sebagai standar bagi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus,         mengurangi kesalahan, dan kelalaian.

b. Membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen                 sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

c. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam                 melaksanakan tugas.

d. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkret untuk             memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

e. Menciptakan bahan-bahan pelatihan yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat                    melakukan tugasnya.

f. Menunjukkan kinerja bahwa unit usaha efisien dan dikelola dengan baik.

g. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian     pelayanan sehari-hari.

h. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

i. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan

    prosedural dalam memberikan pelayanan.

j. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

4. Cara Membuat SOP Sederhana

    Umumnya, wirausaha baru dapat membuat SOP apabila usahanya sudah berjalan atau setidaknya sudah memiliki contoh produk bisnisnya. Namun, bagi siswa yang sedang merencanakan usaha, jika perencanaan usaha sudah selesai, bisa dilanjutkan dengan membuat perencanaan SOP. Walaupun SOP belum tentu sempurna, siswa bisa menyempurnakannya saat usaha sudah berjalan. Bagian SOP yang belum pas dapat dikoreksi dan ditambahkan dengan cara baru yang lebih baik.

    SOP lahir dari pengelolaan usaha sehari-hari belum profesional, lalu ditetapkan standarnya supaya profesional atau mendekati profesional. Oleh karena itu, manfaat menyusun SOP akan mempersingkat proses kerja, meningkatkan kapasitas kerja, dan menertibkan kinerja supaya tetap dalam bingkai visi serta misi sebuah unit usaha.

    SOP sifatnya sangat individual dan sangat privat. Cobalah perhatikan SOP cara membuat makaroni instan, lalu bandingkan dengan SOP cara membuat puding instan. Meskipun alurnya sama, tetapi cara membuatnya berbeda karena mengikuti ciri khas produk atau perusahaan. Jadi, setiap unit usaha atau setiap produk memiliki SOP sendiri. Tidak bisa disamaratakan.

    Dalam Permenpan No. 21 Tahun 2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip di antaranya kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum. Adapun cara-cara yang bisa digunakan untuk membuat SOP tanpa terlepas dari anjuran Permenpan adalah sebagai berikut.

a. Membuat susunan kerja

    Mintalah pada seluruh manajer atau kepala bagian dalam perusahaan Anda agar berbicara dengan bawahannya untuk menentukan hal-hal yang harus dibahas dalam SOP.

b. Merencanakan alur proses

    Merencanakan alur proses dilakukan dengan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template, menetapkan alur proses, dan menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.

c. Lakukan wawancara

    Lakukanlah wawancara terhadap karyawan untuk mengetahui aktivitas harian mereka dalam pekerjaan dan cara mereka bekerja.

d. Tulis, bahas, dan sosialisasikan

    Setelah melakukan wawancara dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, perusahaan mulai bisa menulis SOP, membahas kembali dengan pihak-pihak terkait, dan melihat apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan, SOP sudah dapat mulai disosialisasikan.

e. Mengadakan pelatihan

    Setelah disepakati dan disosialisasikan, perlu diadakan pelatihan agar SOP bisa berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.

f. Evaluasi

    Setidaknya dalam jangka waktu satu tahun sekali, pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap relevanta berjalannya SOP. Apakah ada hal yang harus ditambah atau dihilangkan.

5. Contoh-contoh SOP Produksi Produk

Penyusunan SOP dilakukan dengan cara yang berbeda-beda untuk tiap unit usaha. Namun, ada cara mudah menyusun SOP melalui tiga tahap, yaitu sebagai berikut.

a. Menentukan jenis pekerjaan dan alur kerja

    Untuk berbagai sektor usaha yang beragam, tentu mempunyai jenis pekerjaan atau cara produksi yang dilakukan beserta alurnya. Sebagai contoh, produksi keset dalam kriya, produksi aplikasi kursus bahasa Inggris, membuat foto berkonsep dan contoh pada sektor lainnya.

b. Menggambarkan dalam bentuk bagan

    Bagan merupakan gambaran alur kerja dalam bentuk gambar. Gambar akan menunjukkan tahapan produksi sesuai alur mulai awal sampai akhir.

c. Menuliskan dalam bentuk uraian

    Setelah bagan selesai, proses selanjutnya adalah membuat uraian yang terperinci untuk setiap bagan tersebut. Uraian inilah yang dijadikan Standard Operating Procedure atau SOP dalam proses produksi untuk setiap sektor usaha.

    Berikut adalah contoh tahapan pembuatan SOP untuk sektor usaha desain produk yang akan memproduksi produk botol minuman ringan.

a. Jenis pekerjaan dan alur kerjanya

    Jenis pekerjaan, yaitu membuat desain produk botol minuman ringan. Alur kerja produksi botol minuman adalah sebagai berikut.

1. Menetapkan bahan yang akan dipakai untuk membuat botol.

2. Mendesain botol minuman.

3. Meminta persetujuan atasan/pihak yang berwenang.

4. Mencetak botol minuman.

    Uraian tersebut merupakan gambaran dari SOP dalam bentuk narasi tertulis dan sudah dilengkapi bagan. Diharapkan dengan bagan dan uraian yang sudah dibuat dapat menjadi standar acuan bagi gambaran umum sistem produksi untuk usaha produksi botol minuman ringan. Berikut adalah contoh lain dari pembuatan SOP untuk usaha kuliner yang melakukan produksi ayam mentah menjadi ayam goreng tepung siap saji.

a. Jenis pekerjaan dan alur kerjanya

   Jenis pekerjaan, yaitu mengolah ayam mentah menjadi ayam goreng tepung siap saji. Alur kerja produksi ayam goreng tepung siap saji adalah sebagai berikut.

1. Belanja ayam potong/menunggu ayam dari supplier.

2. Pastikan kebersihan karyawan yang menangani sudah higienis/steril.

3. Ayam dicuci bersih.

4. Ayam direndam dalam larutan bumbu (marinasi).

5. Ayam diaduk dengan tepung bumbu.

6. Ayam digoreng dalam minyak panas dan terendam.

7. Ayam goreng tepung ditiriskan.

8. Ayam goreng tepung siap disajikan.

    Dengan contoh-contoh pembuatan SOP di atas diharapkan siswa mampu membuat sistem produksi yang memiliki standar. Contoh-contoh SOP di atas dapat dijadikan acuan untuk membuat SOP usaha sektor lain yang berbeda. Walaupun usahanya dan alurnya berbeda, tapi cara-cara pembuatan SOP- nya tetap menggunakan format yang sama dalam tiga tahapan.